Długie godziny planowania, trudności przygotowawcze, stres, żeby dopiąć wszystko na ostatni guzik – a goście opuszczają event zbyt szybko? To prawdziwa zmora organizatorów wszelkich imprez. Stworzenie wydarzenia, które będzie atrakcyjne dla uczestników, i którego nie będą chcieli opuścić to niełatwe zadanie. Liczy się wszystko: od wyboru miejsca, przez program, promocję i marketing, ogólny komfort, aż po dodatkowe atrakcje i udogodnienia. Jak zorganizować interesujący i porywający event, którego goście nie będą chcieli zbyt szybko opuszczać? Przedstawiamy garść porad i pomysłów!
- Goście mogą opuścić event z różnych powodów, na przykład przez nietrafioną datę lub lokalizację, brak atrakcji, niepoprawnie działający sprzęt.
- Przygotowanie dobrego i atrakcyjnego eventu wymaga planowania i wielu przygotowań. Należy wziąć pod uwagę kwestie techniczne, marketing i działania promocyjne, a także komfort gości i dodatkowe urozmaicenia dla nich.
- Żadne wydarzenie nie będzie sukcesem bez odpowiedniego zaplecza technicznego. Nagłośnienie, oświetlenie, multimedia i profesjonalna obsługa tych sprzętów sprawią, że event z pewnością okaże się atrakcyjny dla gości.
Spis treści:
- Dlaczego goście opuszczają eventy zbyt szybko?
- Jak zorganizować udany event, który spodoba się gościom?
Dlaczego goście opuszczają eventy zbyt szybko?
Różnego typu eventy – od konferencji, przez imprezy firmowe, jubileusze firmowe, targi, gale i bankiety, aż po koncerty czy eventy hybrydowe – to niełatwe zadania logistyczne i organizacyjne. Tym bardziej boli fakt, że goście opuszczają tak pieczołowicie i długo przygotowywane wydarzenie zbyt szybko. Jakie mogą być tego przyczyny? Uczestnicy zwykle wycofują się z eventu lub w ogóle nie biorą w nim udziału jeśli:
- impreza odbywa się w niefortunnie dobranym terminie i pokrywa się z innym, konkurencyjnym eventem;
- lokalizacja jest nietrafiona (trudny dojazd, brak zorganizowanego transportu);
- ze względu na oszczędności nie ma zbyt wielu atrakcji;
- prowadzący lub konferansjer jest niewłaściwie wybrany;
- sprzęt nie działa poprawnie lub powstają nieprzyjemne zakłócenia.
Jak zorganizować udany event, który spodoba się gościom?
Organizacja udanego eventu to nie tylko ciekawa tematyka. Liczy się również odpowiednie miejsce i termin, atrakcyjny program, profesjonalny sprzęt oraz dbałość o komfort uczestników i obecność dodatkowych urozmaiceń. Jeśli wydarzenie nie będzie ciekawe i porywające, goście szybko i bez żalu je opuszczą.
#1 Podstawowe działania przygotowawcze
Klucz każdego udanego eventu to podstawowe działania przygotowawcze. Należą do nich przede wszystkim zdefiniowanie celu wydarzenia i grupy docelowej oraz określenie realnego budżetu. Są to zwykle aspekty niezauważalne dla gości, ale trzeba mieć świadomość, że w dużej mierze to od nich zależy powodzenie i sukces całej imprezy.
#2 Wybierz datę i miejsce imprezy
Bardzo ważny jest wybór daty i miejsca eventu. Warto wcześniej zapoznać się z branżowym kalendarzem i wybrać termin, który nie pokrywa się z innymi, konkurencyjnymi imprezami w najbliższej okolicy. Dzięki temu goście nie będą musieli wybierać, gdzie lepiej i korzystniej będzie się pojawić.
#3 Zadbaj o atrakcyjny program
Kolejną kwestią jest atrakcyjny program wydarzenia, stosowny do jego charakteru. Eventy integracyjne, towarzyskie czy artystyczne można urozmaicić kabaretem czy występem zespołu muzycznego. Spotkania integracyjne (na przykład firmowe) można zorganizować jako imprezę tematyczną, na przykład Las Vegas night. Alternatywą dla tradycyjnego DJ-a może być DVJ (impreza grana z teledysków) lub live act z DJ-em, czyli połączenie kawałków granych przez profesjonalistę z brzmieniem instrumentów.
#4 Wybierz właściwego prowadzącego
Żaden event nie może być udany bez odpowiedniego prowadzącego lub konferansjera. To w dużej mierze on odpowiada za zaangażowanie publiczności w wydarzenie i zachęcenie ich do pozostania na imprezie. Powinien charakteryzować się pozytywnym podejściem i miłą aparycją, a także najwyższym profesjonalizmem.
#5 Zainwestuj w profesjonalny sprzęt
Nic nie denerwuje uczestników eventu bardziej, niż zakłócenia dźwięku czy awarie sprzętu podczas trwania imprezy. Jeśli zależy nam na tym, aby wydarzenie było udane, warto zainwestować w profesjonalne oświetlenie, nagłośnienie, multimedia, telebimy i ekrany LED. Dobrze również skorzystać z usług profesjonalnej firmy eventowej, która zajmie się całą obsługą techniczną. Specjaliści zadbają o najlepszą jakość, a w razie jakichkolwiek problemów od razu podejmą odpowiednie kroki naprawcze.
#6 Zatroszcz się o komfort uczestników i dodatkowe atrakcje
Uczestnikom imprezy należy zapewnić najwyższy komfort podczas eventu (toalety, miejsca do siedzenia, catering, całą infrastrukturę, ewentualnie nocleg i transport). Z pewnością mile widziane będą również dodatkowe atrakcje. Doskonale sprawdzą się na przykład pokazy barmańskie, pokazy taneczne, fotobudka czy chill out zone.
#7 Pamiętaj o działaniach promocyjnych
W organizacji eventów nie można zapomnieć także o marketingu i działaniach promocyjnych. Pozwoli to wypromować wydarzenie i ściągnąć jeszcze większą liczbę uczestników. Warto o imprezie wspomnieć w social mediach i Internecie, wysłać maila do gości, a także przygotować plakaty czy ulotki.
Przeczytaj także: