Eventy firmowe to bardzo ważne wydarzenia zarówno dla pracowników, jak i kontrahentów, partnerów, sympatyków oraz samego zarządu. Na takim wydarzeniu nie może zabraknąć osobnej strefy VIP, do której wstęp mają tylko najważniejsi goście. Sektor VIP-owski wymaga starannego przygotowania. Najważniejszymi aspektami są wybór i wyodrębnienie odpowiedniej przestrzeni, zadbanie o atrakcyjną atmosferę oraz zapewnienie dodatkowych atrakcji i udogodnień. Jak zorganizować interesującą strefę VIP na evencie firmowym? Podpowiadamy!
- Strefa VIP powinna być wyodrębnionym miejscem, które zapewni najważniejszym gościom prywatność, swobodę i względny spokój. Istotną kwestią są odpowiednie dekoracje, wygodne meble oraz nastrojowe oświetlenie.
- Aby sektor VIP był atrakcyjny dla gości, warto zadbać o udogodnienia (stacje ładujące, szatnie, osobne toalety) i dodatkowe urozmaicenia, takie jak pokazy barmańskie, taneczne, multimedialne lub oddzielną strefę chill out zone.
- Organizację profesjonalnej, atrakcyjnej imprezy firmowej z dbałością o strefę VIP warto powierzyć odpowiedzialnej firmie eventowej.
Spis treści:
- Jakie miejsce będzie najlepsze na strefę VIP?
- Jak zaaranżować strefę VIP na evencie firmowym?
- Jakie udogodnienia będą mile widziane w strefie VIP?
- Jakie atrakcje mogą urozmaicić sektor VIP na evencie firmowym?
- O czym jeszcze pamiętać, organizując strefę VIP na evencie firmowym?
- Event firmowy – jak profesjonalnie go zorganizować?
Jakie miejsce będzie najlepsze na strefę VIP?
Organizacja wygodnej i atrakcyjnej strefy VIP na imprezie firmowej wymaga starannego przemyślenia i zaplanowania. Kluczową kwestią jest wybór odpowiedniego miejsca. Powinno być ono wyraźnie wyodrębnione, aby uniemożliwić wstęp do sektora nieupoważnionym osobom, a także zapewnić gościom VIP prywatność, swobodę i większy komfort. Przestrzeń VIP-owska powinna być usytuowana w atrakcyjnym miejscu, z którego jednocześnie będzie dobry widok na podium lub scenę (to szczególnie ważne w przypadku konferencji, jubileuszu firmowego czy bankietu lub gali).
Jak zaaranżować strefę VIP na evencie firmowym?
Sektor VIP wymaga również przemyślanej i starannej aranżacji. Musi być to miejsce wygodne i atrakcyjne wizualnie. Warto zadbać o odpowiednie dekoracje (które będą odzwierciedlać charakter firmy oraz jednocześnie będą stosowne do wydarzenia), a także profesjonalne oświetlenie (nastrojowe, przyjemne dla oczu, urozmaicone łagodnymi efektami świetlnymi). Istotny jest również wybór właściwych mebli (fotele, kanapy, stoliki koktajlowe), które będą zapewniały gościom najwyższy komfort podczas wydarzenia.
Jakie udogodnienia będą mile widziane w strefie VIP?
Warto pamiętać, że sektor VIP to nie tylko miejsce do świetnej zabawy, ale również swobodnej rozmowy i relaksu. Najważniejsi goście z pewnością nie pogardzą strefą chill out zone. To specjalnie przygotowana przestrzeń z wygodnymi meblami, muzyką, multimediami, grami czy innymi atrakcjami, w której można odpocząć i złapać oddech. Mile widziany w strefie VIP-owskiej jest również dedykowany bar (z bogatym wyborem napojów zarówno alkoholowych, jak i bezalkoholowych), a także stacje ładujące, które zapewnią swobodny dostęp do urządzeń mobilnych. Dobrze również, aby goście VIP mieli dostęp do osobnej toalety, a także dedykowanej im szatni.
Jakie atrakcje mogą urozmaicić sektor VIP na evencie firmowym?
Goście VIP-owscy nie bez powodu zapraszani są do osobnego, ekskluzywnego sektora. To najważniejsi uczestnicy imprezy. Aby event firmowy pozostał w ich pamięci niezapomniany, warto zapewnić im szczególne dodatkowe atrakcje. Można zdecydować się na przykład na mobilny bar i pokaz barmański, zjawiskowy pokaz taneczny, dedykowany występ kabaretu czy zespołu muzycznego, prezentację multimedialną czy mały pokaz mody. Mile widziane jest również zorganizowanie wygodnej strefy relaksu.
O czym jeszcze pamiętać, organizując strefę VIP na evencie firmowym?
Organizując atrakcyjną strefę VIP na evencie firmowym, nie można również zapomnieć o kwestiach takich jak: profesjonalny personel i obsługa, promocja i marketing wydarzenia oraz podziękowania za udział w imprezie.
Profesjonalny personel i obsługa
Najlepiej, aby sektor VIP miał dedykowany personel. Obsługa powinna zapewnić najwyższą jakość usług. Warto zatrudnić profesjonalnych kelnerów i kelnerki (którzy zadbają o serwowanie napojów czy przekąsek), a także pracowników obsługi, którzy w dyskretny i niezauważalny sposób będą dbać o udogodnienia dla gości.
Promocja i marketing eventu
Warto wcześniej poinformować zaproszonych, jakie atrakcje i udogodnienia oferuje strefa VIP na evencie. Zachęci ich to do wzięcia udziału w wydarzeniu i przedstawi firmę w dobrym świetle. Z gośćmi VIP warto również nawiązać osobisty kontakt.
Podziękowanie za udział w wydarzeniu
Mile widziane jest podziękowanie gościom ze strefy VIP za udział w firmowej imprezie. Może być to osobista wiadomość lub mały upominek (firmowy gadżet, pamiątkowy prezent). Takie małe gesty z pewnością pozwolą zbudować dobre relacje z firmą czy marką.
Event firmowy – jak profesjonalnie go zorganizować?
Wbrew pozorom organizacja imprezy firmowej to niełatwe zadanie. Należy zadbać o wiele spraw – odpowiednie miejsce, nagłośnienie, oświetlenie, obsługę techniczną, multimedia, a niekiedy również telebimy i ekrany LED. Dodatkowym wyzwaniem jest przygotowanie atrakcyjnej i wygodnej strefy VIP. Można zmagać się z tym samodzielnie, ale z pewnością warto zlecić to zadanie profesjonalnej firmie eventowej, która zadba o najwyższą jakość wydarzenia i zaproponuje najlepsze, najbardziej korzystne rozwiązania.