Plan o zorganizowaniu nietypowego eventu od dawna kiełkował nam w głowie, jednak dopiero teraz mamy więcej czasu, aby się nim zająć? Pamiętajmy, że każde wielkie wydarzenie powstało najpierw jako scenariusz. Sporządzenie uporządkowanego i pełnego planu nie tylko ułatwi nam organizację eventu, ale także da osobom postronnym lepszy wgląd w naszą wizję.
W poniższym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:
- Czym jest scenariusz eventu?
- Co powinno znaleźć się w scenariuszu eventu?
- Czy warto korzystać ze sprawdzonych schematów w planowaniu eventu?
- Czy wszystko da się przewidzieć w scenariuszu wydarzenia?
Czym jest scenariusz eventu?
Na pewno wielokrotnie słyszeliśmy o scenariuszu filmowym. Ten tworzony na potrzeby eventu wygląda nieco podobnie i zawiera w sobie wszystko, co będziemy potrzebować do zorganizowania imprezy. Warto wiedzieć, że obecnie na rynku możemy spotkać specjalistów od tego typu przygotowań, którzy ścigają się między sobą w kreatywnych pomysłach na nietypowy event.
Dobrze skonstruowany scenariusz eventu zawiera w sobie nie tylko ogólny plan, ale także szczegóły, takie jak zaplanowane oświetlenie, nagłośnienie, konieczność wynajmu sprzętu czy plan streamingu konferencji.
Co powinno znaleźć się w scenariuszu eventu?
Scenariusz eventu nie jest studnią bez dna, jak mogłoby się wydawać, najłatwiej wypełnić go na podstawie kilku najważniejszych punktów. Oto one:
cel imprezy – każdy scenariusz imprezy zaczyna się od postawienia celu. Zawiera się w nim także rodzaj imprezy. Do celu warto wielokrotnie wracać podczas planowania i sprawdzać, czy nasze pomysły są z nim zgodne. Co więcej, określenie rodzaju imprezy jest również bardzo pomocne dla wszystkich, którzy będą z nami współpracować. Warto pamiętać, że inne założenia będą dla małej imprezy rekreacyjnej, a inne dla dużego eventu komercyjnego;
profil uczestników – warto się nad nim zastanowić przynajmniej z jednego powodu, na evencie najważniejsi są goście i nigdy nie powinniśmy o tym zapominać. Wybranie profilu uczestników mocno wpływa na całą organizację, gdyż wszystko kręci się wokół zaspokojenia ich potrzeb. W określeniu profilu pomoże nam zanotowanie wieku, płci i zainteresowań gości;
ramy czasowe imprezy – ramy czasowe są nieco prostsze do nakreślenie niż cel i profil gości. Niestety charakter wydarzenia nie zawsze ułatwia nam wybranie odpowiedniego terminu i długości imprezy. Warto jednak zastanowić się chwilę i wybrać godziny, w których goście o konkretnym profilu najchętniej odwiedzą event. Dobrym przykładem są imprezy firmowe organizowane w środku tygodnia, na które wiele pracowników niechętnie przychodzi, bojąc się o swój stan kolejnego dnia;
ilość i rodzaj atrakcji – ramy czasowe wybrane? W takim razie pora na wypełnienie pustych godzin atrakcjami. Ilość wydarzeń należy planować bardzo ostrożnie. Atrakcje nie powinny na siebie nachodzić, a pomiędzy tymi bardziej wymagającymi przydadzą się przerwy na posiłek. Wyjątkiem są konferencje panelowe, które układa się tematycznie, a wykłady odbywają się w tym samym czasie i w różnych pomieszczeniach;
potrzeby uczestników – znając profil gości, czas trwania eventu, a także ilość i rodzaj atrakcji, z łatwością nakreślimy potrzeby, jakie będą mieć nasi goście. Oczywiście inaczej będą się one prezentować w przypadku koncertu, gali i bankietu oraz targów. Pamiętajmy, że należy zapewnić czas na posiłki, skorzystanie z ubikacji, czy nawet luźne rozmowy.
Czy warto korzystać ze sprawdzonych schematów scenariuszy eventów w planowaniu wydarzenia?
Sprawdzone schematy mogą uratować życie w przypadku braku pomysłów i małej ilości czasu na przygotowania.
Dopracowany scenariusz i odpowiednie atrakcje, takie jak DJ, kabaret, pokazy taneczne lub ciekawie zorganizowany chill out zone mogą okazać się strzałem w dziesiątkę. W razie braków pomysłów możemy też skorzystać z oferty firmy eventowej, która wesprze nas na wszystkich etapach planowania imprezy i doradzi, które kroki warto podjąć, dla jeszcze większego komfortu naszych gości.
Czy wszystko da się przewidzieć w scenariuszu wydarzenia?
Pamiętajmy, że scenariusz oraz plany to jedynie nasze przewidywania i nie zawsze wszystko idzie zgodnie z nimi. Warto przygotować się mentalnie również na przykre niespodzianki, żeby dać sobie chwilę na oddech nawet w stresującej sytuacji. Miejmy na uwadze, że opracowane przez nas przerwy w scenariuszu służą nie tylko gościom, ale także pomogą nam w dopięciu wszystkiego na ostatni guzik. Nawet jeśli ma to oznaczać zaimprowizowanie jednej z atrakcji.