Planowanie konferencji – szczególnie dłuższej, rozłożonej na dwa dni – to niełatwe zadanie organizacyjno-logistyczne. Ten złożony proces wymaga czasu i starannego przygotowania, ponieważ należy wziąć pod uwagę wiele różnych kwestii. Konferencja to nie tylko wybrana tematyka i prelegenci, ale również odpowiednie miejsce, określenie budżetu, kwestie techniczne i sprzęt, a także dodatkowe aspekty (zakwaterowanie, catering, ewentualnie transmisja online). Jak zaplanować profesjonalny, dwudniowy event krok po kroku? Podpowiadamy!
- Dwudniowa konferencja to duże przedsięwzięcie, które wymaga starannego przemyślenia i dokładnego zaplanowania ze sporym zapasem czasowym.
- Najważniejsze kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę, to: określenie celu i tematyki eventu, ustalenie budżetu, wybór daty i miejsca, stworzenie planu, zaproszenie prelegentów, promocja wydarzenia oraz dbałość o zaplecze techniczne.
- Powodzenie i sukces konferencji w dużej mierze zależą od odpowiedniego sprzętu i obsługi technicznej. Warto zatrudnić do tego zadania profesjonalną firmę eventową.
Spis treści:
- Określenie celu i tematyki konferencji
- Ustalenie budżetu
- Wybór daty i miejsca eventu
- Stworzenie planu konferencji
- Zaproszenie prelegentów, organizacja transportu i noclegu
- Promocja wydarzenia
- Zgromadzenie materiałów
- Ustalanie regulaminu i ogólnych zasad
- Sprzęt i zaplecze techniczne
- Dodatkowe kwestie organizacyjne i atrakcje
#1 Określenie celu i tematyki konferencji
Pierwszym krokiem planowania każdej konferencji jest określenie jej celu, tematyki i grupy docelowej. Warto na początku zdefiniować, co chcemy osiągnąć, jaką wiedzą się podzielić i do kogo skierowany jest event. Ma to być wydarzenie naukowe, biznesowe, integracyjne, a może edukacyjne? Organizowane dla pracowników firmy, studentów, przedsiębiorców czy wszystkich zainteresowanych tematem?
#2 Ustalenie budżetu
Już na początku dobrze jest określić budżet. Dwudniowa konferencja to niemały wydatek, warto więc od razu oszacować koszty (wynajem sali, catering, zakwaterowanie prelegentów i gości, marketing, wynajem sprzętu itp.).
#3 Wybór daty i miejsca eventu
Kolejnym krokiem jest ustalenie daty eventu i wybór odpowiedniego miejsca. Należy wziąć pod uwagę branżowy kalendarz wydarzeń (aby konferencja nie zbiegła się z innymi konkurencyjnymi imprezami), a także dostępność sal i dyspozycyjność prelegentów. Ważne jest również miejsce – dostosowane do liczby uczestników i prestiżu eventu.
#4 Stworzenie planu konferencji
Bardzo dobrą praktyką jest stworzenie dokładnego planu konferencji. Należy włączyć do niego wszystkie punkty programu (takie jak sesje plenerowe, wystąpienia, warsztaty, przerwy, networking, występy) oraz określić ich ramowy czas. Dzięki temu możliwe będzie sprawowanie kontroli nad eventem, a konferansjerzy będą mogli prowadzić wydarzenie w sposób spójny, harmonijny i uporządkowany.
#5 Zaproszenie prelegentów, organizacja transportu i noclegu
Warto już wcześniej zaprosić na konferencję prelegentów i ustalić z nimi tematy wystąpienia oraz wszelkie kwestie techniczne. Należy pamiętać, że specjalnym gościom i prowadzącym wypada zaproponować transport na miejsce oraz zorganizować wygodny nocleg (możliwie jak najbliżej miejsca eventu).
#6 Promocja wydarzenia
Niezwykle ważną rzeczą jest także promocja eventu, aby wiadomość o konferencji dotarła do jak największego grona odbiorców. Można wykorzystać do tego media społecznościowe, marketing mailowy, strony internetowe, płatne kampanie, plakaty czy ulotki. Jeśli natomiast konferencja ma charakter zamknięty, należy odpowiednio wcześniej poinformować uczestników o jej terminie i miejscu stosownym zaproszeniem.
#7 Zgromadzenie materiałów
Kolejnym krokiem jest przygotowanie wszystkich potrzebnych materiałów. Będą to na przykład zaproszenia, agendy, plakaty, spis uczestników, wykaz prelegentów. Porządek w dokumentach pozwoli uniknąć chaosu i stresu podczas ewentualnych trudności.
#8 Ustalanie regulaminu i ogólnych zasad
Dobrym pomysłem jest również określenie regulaminu konferencji i ogólnych zasad wydarzenia. Mogą one dotyczyć na przykład punktualności, limitu czasowego, dress codu, zachowania się podczas wystąpień itp. Sporządzony regulamin należy udostępnić uczestnikom wcześniej lub na samym początku eventu.
#9 Sprzęt i zaplecze techniczne
Profesjonalna, dwudniowa konferencja wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego. Należy zadbać o odpowiedni sprzęt, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, telebimy i ekrany LED. Specjalistyczna obsługa techniczna to klucz do powodzenia całego eventu. Jeśli wydarzenie ma być transmitowane online lub ma charakter eventu hybrydowego, trzeba również zająć się streamingiem konferencji.
#10 Dodatkowe kwestie organizacyjne i atrakcje
Dwudniowa konferencja to z pewnością intensywne wydarzenie, dlatego warto zapewnić uczestnikom również dodatkowe atrakcje. Doskonałym pomysłem będzie catering, podstawowy transport, a także występ zespołu muzycznego w przerwie od wystąpień. Dużą popularnością cieszą się również strefy chill out zone na eventach, czyli specjalnie przygotowane miejsca do odpoczynku i relaksu.