Konferencja to wydarzenie, którego głównymi atrakcjami są wystąpienia prelegentów. Trudno wyobrazić sobie tego typu event bez dobrze oświetlonej sceny, odpowiedniego nagłośnienia i ekranów multimedialnych, na których wyświetlają się prezentacje. Jak sprawić, by obsługa techniczna konferencji była na naprawdę wysokim poziomie? O jakie aspekty, poza dość oczywistym – wynajmem sprzętu – należy zadbać?
W artykule zamieszczamy rady dotyczące następujących kwestii:
- 1.Wynajmu profesjonalnego sprzętu, w tym:
1.1 Oświetlenia.
1.2 Nagłośnienia.
1.3 Multimediów.
2. Fachowej pomocy techników podczas:
2.1 Przygotowania wydarzenia.
2.2 Transportu i montażu urządzeń.
2.3 Obsługi sprzętu na samej konferencji.
3. Organizacji konferencji przez profesjonalną firmę.
Wynajem profesjonalnego sprzętu
Pierwszym krokiem do zapewniania konferencji odpowiedniej obsługi technicznej jest wybór sprzętu – profesjonalnego, dostosowanego do specyfiki naprawdę dużych wydarzeń. Nie bez znaczenia jest także ilość wynajętych urządzeń – powinno być ich na tyle, aby miejsce wydarzenia zostało właściwie oświetlone i nagłośnione, a w razie awarii istniała możliwość skorzystania z zapasowego sprzętu.
Oświetlenie
W przypadku konferencji kluczowe jest oświetlenie sceniczne – doświetlające konferansjera lub prelegenta, dekorujące scenę bądź eksponujące rekwizyty, które odgrywają kluczową rolę podczas prelekcji. Organizatorzy nie powinni też zapominać o subtelnym oświetleniu sali czy gobo projektorach wyświetlających logo poszczególnych instytucji czy przedsiębiorstw.
Chcesz dowiedzieć się więcej o oświetleniu? Przeczytaj nasz artykuł: 4 zasady oświetlenia imprez scenicznych, dzięki którym zachwycisz widzów
Nagłośnienie
Zestawy nagłośnieniowe powinny zostać ustawione tak, aby zapewniać wysoką jakość dźwięku w każdym zakątku sali, w której odbywa się prelekcja. Poza zestawami i kolumnami nagłośnieniowymi warto zadbać o wysokiej jakości mikrofony (najlepiej bezprzewodowe, pozwalające swobodnie poruszać się występującym).
Więcej o nagłośnieniu dowiesz się z naszego artykułu: Znaczenie nagłośnienia na imprezach – 4 porady, jak dobrze nagłośnić event
Multimedia
Dużą rolę jeśli chodzi o powodzenie konferencji odgrywa oprawa wizualna. Podstawowe multimedia, o które powinien zadbać organizator konferencji, to projektory i monitory bezszwowe. Te drugie można ze sobą łączyć, uzyskując ekrany o dowolnych rozmiarach.
Więcej o multimediach dowiesz się z naszego artykułu: Multimedia, które urozmaicą Twoją imprezę firmową
Fachowa pomoc techników na wszystkich etapach imprezy
Przygotowanie wydarzenia
Obsługa techniczna imprezy to kwestia, o której należy pomyśleć już na etapie planowania imprezy i wyboru atrakcji. Jeżeli bowiem marzy nam się urozmaicenie w formie dekoracji świetlnych, zapewne powinniśmy się skontaktować nie tylko z technikiem obsługującym sprzęt, ale i oświetleniowcem mającym artystyczne wyczucie i doświadczenie w projektowaniu świetlnych atrakcji. Równie cenna może się okazać porada inżyniera dźwięku lub doświadczonego technika multimediów.
Transport i montaż sprzętu
O powodzeniu konferencji decyduje nie tylko jakość sprzętu, ale także odpowiedni, zazwyczaj wymagający zaawansowanych umiejętności technicznych montaż urządzeń. Głowice oświetleniowe czy zestawy nagłośnieniowe to dodatkowo urządzenia, które łatwo uszkodzić podczas transportu.
Obsługa urządzeń na konferencji
Obecność techników podczas samego wydarzenia jest niezbędna. Fachowcy nie tylko będą czuwać nad sprawnym działaniem urządzeń, ale także zapewnią pomoc prelegentom na wypadek problemów z prezentacją czy innymi pomocami multimedialnymi.
Obsługa techniczna konferencji – tylko przez sprawdzoną firmę
Konferencja to event, w którym wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik. Tylko wtedy wydarzenie będzie postrzegane jako przygotowane profesjonalnie, świadczące o rzetelności określonej instytucji czy przedsiębiorstwa. Aby mieć pewność, że wystąpień prelegentów nie przerwą nieoczekiwane problemy techniczne, warto powierzyć obsługę konferencji profesjonalnej agencji eventowej – najlepiej z własnym zapleczem technicznym, pozwalającym zapewnić odpowiednią oprawę nawet naprawdę dużym i wymagającym wydarzeniom.
Chcesz dowiedzieć się jak zorganizować live-streaming? Przeczytaj tekst na naszym blogu: 6 zasad udanego live-streamingu