BLOG

Jak zorganizować imprezę masową?

Imprezy masowe mogą być świetnym sposobem na promocję przedsiębiorstwa lub konkretnych usług. Charakter masowy mają także niekiedy wydarzenia wewnątrzfirmowe – imprezy, na które zaprasza się potencjalnych kontrahentów lub te, w których pracownicy mogą uczestniczyć ze swoimi rodzinami. Jak zorganizować imprezę masową, aby zrobiła wrażenie na gościach, a uczestnictwo w niej było komfortowe? O co zadbać, aby zapewnić uczestnikom bezpieczny udział w atrakcjach?

organizacja-imprezy-masowej

Kiedy impreza staje się masowa?

Pojęcie imprezy masowej szczegółowo definiuje art. 3 ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych. Wydarzenie masowe o charakterze rozrywkowym organizowane na stadionie lub w innym miejscu niebędącym budynkiem to event, w którym uczestniczy minimum 1000 osób. W przypadku hali sportowej liczba ta maleje do 500 lub 300 osób (ten drugi przypadek dotyczy masowej imprezy sportowej).

Nawet jeśli nasza impreza nie wpisuje się w definicję wydarzenia masowego, należy zadbać o zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa uczestnikom. Poniżej podpowiadamy, na jakie kwestie należy zwrócić uwagę przy organizacji eventu z dużą liczbą uczestników – większość naszych rad jest uniwersalnych.

Organizacja imprezy masowej – o co trzeba zadbać?

Odpłatność za wydarzenie

Planująć imprezę, należy zastanowić się nad tym, czy wstęp na wydarzenie ma być darmowy, czy odpłatny. To istotna z prawnego punktu widzenia kwestia. Organizatorzy, którzy wymagają od gości zakupu biletu (czy wniesienia innego rodzaju opłaty na poczet wstępu) muszą wykupić ubezpieczenie OC na wypadek szkody poniesionej przez uczestników imprezy.

OC warto wykupić także w przypadku przygotowywania imprezy, na którą wejście jest darmowe. To organizator ponosi koszty odszkodowań za ewentualne szkody, dlatego warto ubezpieczyć się na wypadek strat i zniszczeń.

Zezwolenie na organizację wydarzenia

Minimum 30 dni przed organizacją eventu należy złożyć szczegółowy wniosek do władz miejscowości – wójta, burmistrza, prezydenta miasta. Przekroczenie tego terminu skutkuje zazwyczaj brakiem pozwolenia na przygotowanie eventu.

Przygotowanie terenu

Organizator ma obowiązek przygotować teren tak, aby umożliwiał on gościom bezpieczny udział w imprezie masowej. Kluczowe jest zadbanie o odpowiednie zaplecze sanitarne – to kwestia nie tylko bezpieczeństwa i zdrowia, ale także komfortu i samopoczucia zaproszonych osób. W miejscu wydarzenia powinna też znaleźć się odpowiednia ilość sprzętu ratowniczego i gaśniczego. Nie należy również zapominać o wyznaczeniu dróg ewakuacyjnych i ich odpowiednim oznakowaniu. Regulamin wydarzenia oraz obiektu powinien być ogólnodostępny i znajdować się w miejscu, do którego każdy uczestnik imprezy będzie mógł łatwo dotrzeć.

Obsługa i zaplecze techniczne

Imprezy masowe to bardzo często koncerty, pikniki, festiwale czy ogólnodostępne konferencje. Tego typu wydarzenia wymagają bardzo dobrego nagłośnienia, dzięki któremu muzyka lub słowa konferansjera wybrzmią odpowiednio głośno i dźwięcznie. Kluczowy jest tutaj zarówno profesjonalny sprzęt, jak i kompetentne osoby zajmujące się jego obsługą. Charakter masowy wymaga także dużej ilości urządzeń, multimediów, w którą należy wliczyć także konieczność posiadania na miejscu zapasowego nagłośnienia czy oświetlenia.

Główne i dodatkowe atrakcje

Impreza masowa zazwyczaj kręci się wokół jednej atrakcji (koncertu gwiazdy, występu zespołu muzycznego), rzadko jednak ogranicza się do niej. Pomniejsze atrakcje umożliwiają uczestniczenie w zabawie osobom w różnym wieku, o różnych zainteresowaniach. Sprawdzają się w szczególności wtedy, gdy wydarzenie ma charakter rodzinny.

Organizacja imprez masowych – jak to zrobić kompleksowo?

Przygotowanie imprezy masowej to duże wyzwanie i ogromna odpowiedzialność. Organizatorzy odpowiadają bowiem nie tylko za powodzenie wydarzenia, ale także bezpieczeństwo gości i spełnienie rozmaitych wymogów zawartych w przepisach prawnych. Aby mieć pewność, że duże wydarzenie zostanie przygotowane zgodnie z naszymi oczekiwaniami i normami bezpieczeństwa, warto powierzyć jego organizację profesjonalnej agencji eventowej. Skorzystanie z usług specjalistów to oszczędność nie tylko czasu i nerwów, ale także pieniędzy – nieprawidłowo przygotowana impreza masowa zazwyczaj wiąże się ze stratami finansowymi.