Każdy organizator eventu powinien mieć pod ręką listę rzeczy, których trzeba dopilnować, aby wydarzenie się udało. Jednak ten, kto choć raz organizował imprezę firmową, z pewnością zdaje sobie sprawę z tego, jak nieprzewidywalne zdarzają się sytuacje. Ponieważ lepiej zapobiegać błędom, niż naprawiać ich skutki, dziś przedstawiamy listę najczęściej popełnianych błędów przy organizacji eventu i radzimy, jak ich uniknąć.
W artykule wymieniamy najczęściej popełniane błędy przy organizacji eventów
- błąd 1 – brak scenariusza imprezy;
- błąd 2 – niedostosowanie miejsca do liczby uczestników lub typu eventu;
- błąd 3 – niewłaściwa lokalizacja obiektu, w którym odbywa się event;
- błąd 4 – zły termin wydarzenia;
- błąd 5 – nieodpowiedni catering podczas eventu;
- błąd 6 – zapominanie o materiałach promocyjnych;
- błąd 7 – słaba promocja eventu;
- błąd 8 – zły dobór atrakcji;
- zaufaj doświadczeniu firmy eventowej
Błąd 1 – brak scenariusza imprezy
Każdy event zaczyna się od pewnej koncepcji, której efektem powinien być zaplanowany i szczegółowo rozpisany scenariusz imprezy. Wszystkie działania, poszczególne etapy i ramy czasowe należy spisać w formie planu. Stworzenie szczegółowej rozpiski pozwoli zapanować nad każdą sytuacją oraz uniknąć nagłych niespodzianek. W scenariuszu uwzględniamy wszystkie ogólnie i bardziej szczegółowe informacje o evencie. Określamy jego cel oraz profil uczestników. Opisujemy, jak mają wyglądać główne wydarzenia oraz jakie atrakcje przewidujemy. Dobry scenariusz musi zawierać również czasowo rozpisany harmonogram wydarzenia (tzw. minutówki). Planujemy początek i koniec imprezy, czas trwania poszczególnych wystąpień, przerw kawowych itp. Minutówki dają pełny ogląd całej imprezy – dzięki nim zachowujemy dynamikę wydarzenia.
Błąd 2 – niedostosowanie miejsca do liczby uczestników lub typu eventu
Wielu organizatorów eventów ma problem ze znalezieniem dobrego miejsca na imprezę. To, co warto podkreślić przy wyborze odpowiedniego miejsca, to przede wszystkim, aby aspekt wizualny szedł w parze z funkcjonalnością pomieszczenia. Obiekt musi być dostosowany do liczby zaproszonych gości. Wybierając salę na event, trzeba dobrze przemyśleć, jak zaaranżować przestrzeń, by przemieszczanie się po sali było jak najbardziej komfortowe dla uczestników. Miejsce wiele mówi o organizatorach wydarzenia i ich stosunku do zaproszonych gości. Dlatego warto wybrać obiekt o wysokim standardzie, który posiada profesjonalne zaplecze techniczne lub możliwość montażu oświetlenia, nagłośnienia czy multimediów przez firmę zewnętrzną. Natomiast jeżeli organizujemy event w plenerze, trzeba być przygotowanym na kaprysy pogody i zadbać o namioty, w których będzie można się schować przed deszczem. Pamiętajmy, że sprawna obsługa techniczna to jedna z kluczowych kwestii związanych z współczesnymi eventami biznesowymi.
Błąd 3 – niewłaściwa lokalizacja obiektu, w którym odbywa się event
Nie bez znaczenia przy organizacji eventu jest również lokalizacja. Przy założeniu, że odwiedzi nas wielu gości z różnych miast Polski lub z zagranicy, weźmy pod uwagę to, aby obiekt był usytuowany blisko hoteli i restauracji, do których mogą udać się nasi goście po zakończonym evencie. Jako organizatorzy takiego eventu, możemy spróbować się dogadać z różnymi miejscami, a uczestnikom zaoferować dodatkowe rabaty. By uniknąć wpadek z doborem miejsca, warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy eventowej, która pomoże nam w wyborze odpowiedniej lokalizacji na event firmowy.
Błąd 4 – zły termin wydarzenia
Unikajmy nakładania wydarzeń konkurencyjnie tematycznych w jednym terminie oraz organizowania eventu w czasie, gdy odbywają się inne ważne wydarzenia.
Organizujesz event online? Nasz artykuł może Ci się przydać: Najczęstsze błędy w organizacji eventu online – zobacz, jak ich unikać.
Błąd 5 – nieodpowiedni catering podczas eventu
Organizatorzy bardzo często nie przywiązują wagi do cateringu lub chcą po prostu na nim zaoszczędzić. Jest to ogromny błąd. Catering ma niemały wpływ na ogólne wrażenie gości. Aby uniknąć wpadek w tej kwestii, należy dokładnie zaplanować menu. Musimy zwrócić uwagę na to, aby dania były przyrządzone ze świeżych i wysokiej jakości produktów, a liczba porcji dostosowana do liczby uczestników.
Błąd 6 – zapominanie o materiałach promocyjnych
Dobry event to taki, który na długo pozostaje w pamięci uczestników. Jeżeli chcemy, aby został odebrany profesjonalnie, nie możemy zapominać o przygotowaniu materiałów promocyjnych dla uczestników lub wręczeniu ciekawych gadżetów z logiem firmy, które będą nasuwały pozytywne skojarzenia związane z eventem.
Błąd 7 – słaba promocja eventu
Wielu organizatorów zapomina o odpowiedniej promocji eventu, w rezultacie wydarzenie nie spotyka się z zadowalającą frekwencją. Warto więc wcześniej przygotować odpowiedni plan promocji eventu. Przy reklamie takiego wydarzenia można skorzystać z kanałów online. Dobrym pomysłem będzie stworzenie strony internetowej eventu, na której wszyscy zainteresowani mogliby zaczerpnąć szczegółowych informacji na temat danej imprezy.
Błąd 8 – zły dobór atrakcji
Każdy organizator wydarzenia pragnie, aby jego event zapisał się na długo w pamięci uczestników. W tym celu chętnie sięga się po różne atrakcje, które mają na celu urozmaicić wydarzenie. Pamiętajmy, by dodatkowe atrakcje na event oraz ich harmonogram był dokładnie zaplanowany i przemyślany. Dobrze, aby odpowiadały one także tematowi przewodniemu całej imprezy. Najlepsze atrakcje to takie, które angażują uczestników do działania. Mogą to być m.in. pokazy taneczne, pokazy barmańskie, wynajęty zespół muzyczny czy fotobudka.
Zaufaj doświadczeniu firmy eventowej
Przygotowanie takiego wydarzenia wymaga dbałości o każdy szczegół, dlatego warto postawić na doświadczenie i wiedzę profesjonalnej agencji eventowej w zakresie organizacji całego przedsięwzięcia. Dzięki pomocy takiej firmy unikniemy najczęściej popełnianych błędów przy organizacji wydarzenia.