Wiosną i latem, kiedy dni stają się coraz cieplejsze i dłuższe, imprezy plenerowe dla firm cieszą się dużą popularnością. Eventy w plenerze mogą być zakrojone na różną skalę – w zależności od potrzeb organizatorów czy tematyki imprezy. Bez względu jednak na to, jak duża ma być impreza plenerowa, którą organizujemy, wymaga ona szczegółowego zaplanowania i przygotowania. Aby ułatwić proces organizacji eventu, przedstawiamy kilka cennych wskazówek, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu takiego wydarzenia.
W artykule poruszamy następujące kwestie:
- charakter imprezy plenerowej;
- wybór miejsca realizacji imprezy plenerowej;
- scenariusz imprezy plenerowej;
- catering podczas imprezy plenerowej;
- atrakcje na evencie w plenerze;
- odpowiednie zaplecze techniczne na imprezie plenerowej;
- jakie korzyści może przynieść nam impreza plenerowa;
- pomoc agencji eventowej przy organizacji imprezy plenerowej.
Charakter imprezy plenerowej
Zanim zaczniemy planować imprezę plenerową, trzeba przede wszystkim zastanowić się nad charakterem takiego wydarzenia. Czy to ma być piknik firmowy, piknik dla rodzin, bankiet w plenerze, impreza integracyjna, impreza dla klientów, z okazji jubileuszu czy premiera produktu. Jednak sam pomysł na formę imprezy plenerowej to jeszcze nie wszystko.
Wybór miejsca realizacji imprezy plenerowej
To od nas zależy, gdzie zorganizujemy event. Warto jednak postawić na miejsce oddalone od zgiełku miasta czy hałasu silników. Dobrym pomysłem będą boiska, parki, miejskie tereny zielone, gdzie można swobodnie rozłożyć koc i usiąść. Musimy również pamiętać o tym, aby miejsce, które wybierzemy na imprezę plenerową, zapewniało dogodne warunki sanitarne. Jeżeli ich nie posiada, należy pomyśleć chociażby o mobilnych toaletach.
Scenariusz imprezy plenerowej
Niezwykle ważne jest, aby wszystkie działania w ramach imprezy plenerowej zostały przez nas odpowiednio zaplanowane. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego chaosu i dezorganizacji. W tym celu warto przygotować szczegółowy rozkład następujących po sobie treści programowych imprezy w układzie minutowym, czyli tzw. scenariusz imprezy, służący wyłącznie organizatorom.
Catering podczas imprezy plenerowej
Nieodłącznym elementem każdego eventu jest catering, dlatego znalezienie dobrej firmy cateringowej powinno być jednym z głównych elementów organizacji imprezy w plenerze. Podczas imprezy plenerowej dobrze sprawdzi się szwedzki stół. Można też pomyśleć o grillowaniu. Nie możemy zapominać również o zapewnianiu odpowiedniej ilości napojów, plastikowych sztućców czy papierowych naczyń.
Atrakcje na evencie w plenerze
Odpowiedni dobór atrakcji podczas imprezy plenerowej to kolejny ważny aspekt, który należy wziąć pod uwagę przy organizacji tego typu wydarzenia. Dobór atrakcji powinien być odpowiednio dopasowany do rodzaju imprezy. Wiele osób nie wyobraża sobie imprezy w plenerze bez dobrej muzyki. Idąc tym tropem, warto pomyśleć o wynajęciu dj-a lub nawet pójść o krok dalej i postawić na konferansjera, który poprowadzi cały event i ,,zabawi” zgromadzonych gości. Natomiast w ramach atrakcji wieczoru dobrze sprawdzą się pokazy taneczne, pokazy barmańskie czy występ kabaretu. Jeżeli organizujemy piknik rodzinny, pamiętajmy również o atrakcjach dla najmłodszych uczestników wydarzenia.
Odpowiednie zaplecze techniczne na imprezie plenerowej
Nawet najlepiej zorganizowany event może okazać się klapą, jeżeli nie zostanie odpowiednio nagłośniony. Dlatego jedną z najbardziej podstawowych rzeczy przy organizacji imprezy plenerowej jest zapewnienie odpowiedniego oświetlenia i nagłośnienia. Jeżeli zadbamy o profesjonalne zaplecze techniczne, będziemy mieć pewność, że impreza zyska odpowiednią rangę i spełni oczekiwania uczestników.
Jakie korzyści może przynieść nam impreza plenerowa?
Dobrze zorganizowany event, również ten w plenerze, w oryginalny sposób prezentuje firmę, jej produkty, pozwala na bezpośredni kontakt z odbiorcą, jak również służy integracji i zacieśnieniu więzi z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym firmy. Jest to doskonała okazja do tego, aby zgromadzić lokalną społeczność, która miło i aktywnie spędzi czas.
Pomoc agencji eventowej przy organizacji imprezy plenerowej
Warto pamiętać o tym, że ciekawie zaaranżowane przedsięwzięcie plenerowe na długo pozostanie w pamięci uczestników, dlatego przy organizacji tego rodzaju imprezy warto postawić na pomoc profesjonalnej agencji eventowej, której powierzymy kompleksową obsługę imprezy firmowej. Pozwoli nam to uniknąć niepotrzebnego stresu związanego z planowaniem i przygotowywaniem eventu. Jest to również spora oszczędność czasu, gdyż agencja wyręczy nas w wielu czynnościach, na które zwykle właściciele firm nie mają czasu i głowy.