Imprezy masowe są coraz bardziej popularne na całym świecie, ale istnieje wiele czynników, o których organizatorzy wydarzeń sportowych, koncertów lub targów muszą pamiętać. Planowanie wydarzenia, w którym bierze udział znaczna liczba osób, nie jest prostym zadaniem. Szczególnym wyzwaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz spełnienie wszelkich wymaganych przepisów prawnych. Przygotowując tego rodzaju event należy dopełnić wielu formalności, złożenia odpowiednich dokumentów i pozwoleń, aby uniknąć wysokich kar. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy można mówić o imprezie masowej. Podpowiadamy, jak poprawnie ją zorganizować, aby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami, a goście dobrze się bawili.
Z poradnika dowiesz się:
- Czym jest impreza masowa? Od ilu osób się zaczyna?
- Jakie są obowiązki organizatora imprezy masowej?
- Jak uzyskać zezwolenie na organizację imprezy masowej?
- Kontrola odbywającej się imprezy masowej
- Powierz organizację imprezy masowej profesjonalistom
Czym jest impreza masowa? Od ilu osób się zaczyna?
Według definicji ustawy z dnia 20 marca 2009 r. imprezą masową jest wydarzenie ogólnodostępne, które ma charakter artystyczny, rozrywkowy lub sportowy. Organizowana może być zarówno na świeżym powietrzu, jak i w zamkniętej przestrzeni. Aby event został odpowiednio zakwalifikowany przez organy i służby znaczenie ma liczba uczestniczących w nim ludzi. W przypadku imprezy na otwartej przestrzeni udział musi wziąć minimum 1000 osób, w obiektach sportowych przynajmniej 500, a w lokalu nie mniej niż 300 osób.
Jakie są obowiązki organizatora imprezy masowej?
Posiadanie tytułu organizatora eventu to nie tylko przywilej, ale przede wszystkim szereg obowiązków do wykonania, aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom. Należy skupić się na zabezpieczeniu porządku publicznego oraz zagwarantowaniu wszelkiej pomocy medycznej (strefy ratunkowe i karetki). Organizator powinien zadbać nie tylko o nagłośnienie imprezy, oświetlenia czy obsługę techniczną koncertu, ale także o to, aby obiekt budowlany spełniał wymogi techniczne – ocenić dostęp do dróg ewakuacji oraz skuteczność systemów przeciwpożarowych. Należy sporządzić także regulamin imprezy masowej, którego będą musieli przestrzegać uczestnicy. Ponadto publiczność powinna być informowana o zasadach, które dotyczą obiektu lub terenu, na którym się odbywa wydarzenie.
Jak uzyskać zezwolenie na organizację imprezy masowej?
Przeprowadzenie imprezy masowej wymaga spełnienia szeregu formalności. Terminy muszą być dotrzymywane, a odpowiednie dokumenty i opinie powinny zostać dołączone do dokumentacji. Aby zorganizować duży event, należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia w odpowiednim urzędzie miasta lub gminy (do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta) najpóźniej na 30 dni przed planowanym terminem imprezy lub 14 dni w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach. Dodatkowo konieczne jest uzyskanie opinii o wymaganym zabezpieczeniu imprezy. Wszelkie formalności związane z uzyskaniem pozwolenia na przeprowadzenie wydarzenia masowego, warto załatwiać sporo wcześniej, aby móc odpowiednio zareagować w przypadku pojawiających się problemów z wydaniem zezwolenia, zastrzeżeń do stanu technicznego obiektu lub terenu.
Obowiązkowo do wniosku o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej, należy dołączyć:
- informację czy wstęp będzie płatny,
- informację o liczbie dostępnych miejsc,
- regulamin obiektu,
- program i regulamin imprezy,
- plan ewakuacji,
- opinie komendanta Państwowej straży Pożarnej,
- opinię komendanta Policji,
- opinię Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Na podstawie tych informacji zostanie wydane zezwolenie na przeprowadzenie imprezy. Warto pamiętać o tym, że organizując event za dodatkową opłatą, należy zawrzeć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom. Musimy także zadbać o to, by teren był przygotowany, aby ludzie mogli nie tylko bezpiecznie, ale także komfortowo uczestniczyć w imprezie. Bardzo ważne jest, aby zapewnić odpowiednie udogodnienia sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy.
Zastanawiasz się czy musisz wykupić ubezpieczenie eventu? Przeczytaj nasz poradnik: Ubezpieczenie eventu – fanaberia czy konieczność?
Kontrola odbywającej się imprezy masowej
Podczas odbywania się eventu, osoba upoważniona przez urząd miasta lub gminy może sprawdzić, czy organizator przestrzega warunków ustalonych w zezwoleniu na imprezę masową. W przypadku zauważenie nieprawidłowości przebiegu wydarzenia lub niespełnienia warunków określonych w zgodzie na wydarzenie, może on podjąć decyzję o przerwaniu imprezy sportowej czy koncertu.
Według ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, jeśli ktoś organizuje takie wydarzenie bez wymaganego zezwolenia, mimo zakazu lub narusza warunki, grozi mu grzywna w wysokości co najmniej 240 stawek dziennych, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat.
Powierz organizację imprezy masowej profesjonalistom
Organizacja imprezy masowej wymaga dużego zaangażowania, czasu i odpowiedniego budżetu. Profesjonalna firma doświadczona w organizacji eventów zapewni wszystko, co potrzebne, aby uzyskać oczekiwany poziom w tym sprzęt sceniczny, oświetlenie, konferansjera. Dzięki temu wsparciu każda masowa impreza będzie mogła spełnić swoje cele.