Branża eventowa w Polsce z roku na rok rozwija się coraz dynamiczniej. Organizacja wydarzeń jest obecnie skutecznym sposobem osiągania takich celów, jak budowanie pozytywnego wizerunku marki, pozyskiwanie nowych klientów, integracja zespołu czy wzmacnianie motywacji pracowników. Aby jednak wydarzenie przyniosło dla przedsiębiorstwa korzyści, musi zostać odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. W tym celu warto rozważyć wynajęcie profesjonalnego event managera, który może przyczynić się do końcowego sukcesu wydarzenia.
W artykule poruszamy następujące zagadnienia:
- Kim jest event manager i za co odpowiada?
- Dlaczego warto wynająć event managera?
- Pełna kompleksowość działań event managera
- Zatrudnienie event managera = oszczędność czasu
- Wydarzenie szyte na miarę potrzeb z pomocą event managera
- Event manager znajdzie wyjście z sytuacji kryzysowych
- Zatrudnienie event managera to oszczędność pieniędzy
- Event manager zna najnowsze trendy w branży eventowej
Kim jest event manager i za co odpowiada?
Zanim przejdziemy do korzyści wynikających z zatrudnienia event managera, wcześniej wyjaśnimy, czym zajmuje się osoba zatrudniona na takim stanowisku. Otóż event manager to osoba, która jest odpowiedzialna za przygotowanie i organizację imprez firmowych, eventów, przyjęć, konferencji, bankietów, zarówno na mniejszą, jak i większą skalę. Eventowcy to ludzie, którzy pracują dla klientów z różnych branż, dlatego każdego muszą potrafić zrozumieć i odpowiedzieć na ich potrzeby. W tym zawodzie niezwykle ważna jest intuicja, która pozwala już na etapie planowania wziąć pod uwagę wszystkie elementy składające się na sukces wydarzenia. Event manager musi ciągle tworzyć nowe pomysły i rozwiązania, które sprawią, że organizowana przez niego impreza zaskoczy uczestników i na długo pozostanie w ich pamięci.
Dlaczego warto wynająć event managera?
Jednym z najlepszych sposobów na ułatwienie sobie organizacji planowania i organizacji wydarzenia jest wynajęcie event managera lub powierzenie obsługi imprezy doświadczonej agencji eventowej. Oto 6 powodów, dla których warto to zrobić:
#1 – Pełna kompleksowość działań event managera
Dobrze zorganizowany event musi stanowić spójną całość, w której poszczególne elementy będą ze sobą zintegrowane. Skoordynowanie tych działań i dopilnowanie wszystkich szczegółów należy do głównych zadań event managera. To jego rolą jest przygotowanie scenariusza imprezy, który obejmować będzie nie tylko to, co będzie działo się na scenie, ale również poza nią.
WSKAZÓWKA ORGANIZACYJNA: Lepiej zatrudnić jedną dobrą ekipę, która zajmie się kompleksową obsługą techniczną eventu, niż oddzielną od oświetlenia, oddzielną od nagłośnienia, oddzielną od multimediów.
#2 – Zatrudnienie event managera = oszczędność czasu
Zatrudnienie profesjonalisty w zakresie obsługi eventów pozwoli klientowi skupić się na innych czynnościach niż planowanie i załatwianie spraw związanych z wydarzeniem. Jest to więc ogromna oszczędność czasu. Dodatkowo wszystko będzie w rękach osób, które są obyte w tej dziedzinie i mają odpowiednie doświadczenie w branży.
#3 – Wydarzenie szyte na miarę potrzeb z pomocą event managera
W agencjach eventowych pracują osoby, które dzięki swojemu doświadczeniu oraz kontaktom biznesowym są w stanie zapewnić profesjonalne przygotowanie każdego wydarzenia. Szczegółowy wywiad z klientem oraz konsultowanie z nim wszystkich podejmowanych na etapie przygotowań decyzji pozwalają agencji stworzyć wydarzenie dostosowane do jego potrzeb, preferencji, wizji, budżetu oraz oczekiwań zaproszonych gości.
#4 – Event manager znajdzie wyjście z sytuacji kryzysowych
Event manager posiada umiejętność kreatywnego działania w sytuacjach kryzysowych. Często przecież zdarza się, że podczas imprez ktoś o czymś zapomni, do czegoś nie dojdzie, zabraknie ważnego gościa itp. W takich sytuacjach doświadczony event manager będzie potrafił zachować zimną krew, w porę zareagować i wymyślić ,,wyjście awaryjne”.
#5 – Zatrudnienie event managera to oszczędność pieniędzy
Event manager pozwoli zaoszczędzić pieniądze, unikając kosztownych błędów i zbędnych wydatków. Agencje eventowe często mają bezpośrednie kontakty do firm zajmujących się wypożyczaniem mebli, cateringiem itp., dzięki czemu są w stanie wynegocjować atrakcyjne ceny na konkretne usługi.
#6 – Event manager zna najnowsze trendy w branży eventowej
Event manager cały czas śledzi, co nowego słychać w branży eventowej, dlatego może zaproponować nowoczesne rozwiązania, które wywołają efekt ,,wow” i wrażenie dopieszczenia każdego szczegółu.
Więcej na temat doboru odpowiedniego event managera znajdziesz w artykule: Jak wybrać dobrą agencję eventową?