BLOG

Jak wybrać dobrą agencję eventową?

Pytanie zadane w tytule może zastanawiać przedsiębiorców, właścicieli instytucji publicznych, punktów usługowych czy osoby prywatne, marzące o organizacji dużej imprezy według autorskiego pomysłu. Podpowiadamy, jak wybrać dobrą agencję eventową, a dodatkowo zrobić to tak, aby firma w pełni odpowiadała potrzebom naszym i naszego wydarzenia.

agencja-eventowa

Dobra agencja eventowa, czyli jaka?

Dobra agencja eventowa to firma posiadająca doświadczenie, mogąca pochwalić się udanymi realizacjami, odnajdująca się podczas organizacji różnych eventów, zapewniająca usługi w zgodzie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa… Wymieniać można długo. Należy jednak mieć na względzie, że dobra agencja eventowa to przede wszystkim organizacja, która potrafi odpowiedzieć na Twoje potrzeby. Warto zatem przy wyborze firmy przygotowującej wydarzenia kierować się zarówno ogólnymi przesłankami (sprawdzić posiadane uprawnienia, przykładowe realizacje, referencje), jak i osobistymi oczekiwaniami wobec specyfiki samego eventu (nie warto zlecać organizacji imprezy masowej agencji, której realizacje to głównie małe, kameralne wydarzenia).

 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji eventowej?

Doświadczenie

Doświadczenie nie zawsze jest wyznacznikiem jakości usług, nie da się jednak ukryć, że ma duży wpływ na efektywność działań i kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa. Agencja działająca od kilkunastu lat będzie organizować wydarzenia po prostu sprawniej, jej atutem będą bowiem wypracowane i sprawdzone rozwiązania logistyczne. Doświadczenie konkretnej firmy łatwo sprawdzić – zazwyczaj informacje o nim możemy znaleźć bezpośrednio na stronie internetowej agencji lub za pomocą kilku kliknięć wyszukać w Internecie (sprawdzając chociażby daty wzmianek na temat danej instytucji).

Zakres usług

Sprawdź nie tylko samą firmę, ale i zakres usług. Czy agencja z sukcesem organizuje tego rodzaju wydarzenia, na przygotowaniu których Ci zależy? Czy jej oferta jest kompleksowa? Zwróć też uwagę na dodatkowe atrakcje zawarte w ofercie – być może chcesz urozmaicić imprezę pokazem barmańskim lub występem kabareciarza? Wybierz agencję, której oferta w jak największym stopniu pokrywa się z Twoją wizją imprezy.

Oczekiwania wobec Klienta

Nawet najlepsza agencja eventowa nie zrobi za nas wszystkiego od A do Z, co więcej – brak wymagań wobec klienta to powód do niepokoju. Przygotowanie imprezy wymaga bowiem wypełnienia briefu, odbycia rozmowy czy innego działania, dzięki któremu pomysłodawca dookreśli swoje oczekiwania wobec eventu. Pominięcie tego kroku zazwyczaj kończy się frustracją zarówno pracowników agencji (którzy nie wiedzą, jak realizować projekt), jak i zleceniodawcy (kiedy efekt rozminie się z jego oczekiwaniami).

Jakość i płynność komunikacji

Dobra agencja eventowa nie tylko działa efektywnie, ale także zapewnia dobrą atmosferę współpracy i komunikację z klientem na najwyższym poziomie. Zanim zdecydujesz się na wybór agencji, dowiedz się, jakie są praktyki firmy w zakresie formy i częstotliwości kontaktu. Czy osoby odpowiedzialne za Twoje wydarzenie będą odbierać telefony w awaryjnych sytuacjach? Jak szybko dostaniesz odpowiedź na maila ze szczegółami eventu? Spytaj o te kwestie przedstawiciela agencji.

Co jeszcze warto sprawdzić?

Inne czynniki, które warto sprawdzić przy wyborze agencji eventowej, to:

  • jakość materiałów scenograficznych, promocyjnych – postaraj dowiedzieć się, z czego i w jaki sposób wykonywane są dekoracje, ulotki oraz sprawdź, czy ich poziom graficzny jest dla ciebie satysfakcjonujący.
  • zaplecze techniczne – zorientuj się, czy agencja dysponuje własnym sprzętem lub jest w stanie zapewnić ilość urządzeń wymaganych do obsługi Twojej imprezy (wliczając w to sprzęt awaryjny).
  • dodatkowe usługi w zakresie obsługi technicznej – sprawdź, czy agencja zapewnia transport, montaż i demontaż urządzeń; być może firma oferuje też pomoc oświetleniowców, inżynierów dźwięku i innych osób, które pomogą w zaplanowaniu efektownej oprawy uroczystości.
  • inicjatywa i kreatywność – już na pierwszym spotkaniu będziesz mógł stwierdzić, czy pracownicy agencji wykazują inicjatywę, proponują rozwiązania organizacyjne, dodatkowe atrakcje i inne elementy, które mogą uczynić Twój event bardziej efektownym. Nie wybieraj firmy, która biernie realizuje Twoje założenia, skoro na rynku są agencje, które chcą klientowi ,,dać coś od siebie”.
Szukasz naprawdę dobrej agencji eventowej?
Zadzwoń
501 044 852