Konieczność odwołania eventu lub przeniesienia go na inny termin to najczarniejszy z możliwych scenariuszy dla organizatorów. Niestety zdarzają się sytuacje, w których jest to jedyne słuszne rozwiązanie i zawsze należy być na nie przygotowanym. Jeśli zaplanowane wydarzenie nie może dojść do skutku, trzeba przede wszystkim jak najszybciej poinformować o tym uczestników, partnerów i usługodawców wraz z podaniem powodu i przeprosinami. Kluczowe jest, aby działania te były szybkie, transparentne i profesjonalne. Co zrobić, gdy zaplanowany event nie może się odbyć? Podpowiadamy!
- Mogą istnieć różne powody odwołania eventu. Czasem są to kwestie od nas niezależne (warunki pogodowe, sytuacje kryzysowe itp.), innym razem problemy dotyczą błędów ludzkich i złej organizacji.
- Jeśli zaplanowany event nie może się odbyć, należy przede wszystkim poinformować o tym uczestników i zadbać o ewentualne zwroty kosztów oraz skontaktować się z usługodawcami. Warto również przemyśleć dalszą strategię (zmianę terminu wydarzenia lub jego formy na imprezę online).
- Kluczowe zasady w przypadku odwoływania lub przenoszenia eventu to szybkość i przejrzystość działania, empatia i profesjonalne podejście.
Spis treści:
- Jakie mogą być przyczyny odwołania eventu?
- Co zrobić, gdy zaplanowany event nie może dojść do skutku?
- Czy można uniknąć odwołania eventu?
Jakie mogą być przyczyny odwołania eventu?
Imprezy firmowe, konferencje, gale i bankiety, firmowe jubileusze, koncerty – każdy z tych eventów wymaga czasochłonnych i niełatwych przygotowań. Niestety czasem zdarza się, że pomimo najszczerszych chęci, zaplanowane wydarzenie nie może dojść do skutku. Może być to spowodowane różnymi czynnikami, na przykład:
- złymi warunkami pogodowymi (burze, ulewy, silny wiatr);
- katastrofami naturalnymi i sytuacjami kryzysowymi (na przykład pandemia);
- nadzwyczajnymi okolicznościami (choroba, poważny wypadek lub śmierć znanej osobistości, która miała wziąć udział w evencie);
- kwestiami technicznymi (nagłe awarie sprzętu, problemy z wyposażeniem);
- trudnościami finansowymi;
- problemami organizacyjnymi (brak potrzebnych zezwoleń) i prawnymi;
- kwestiami bezpieczeństwa (podwyższone zagrożenie terrorystyczne);
- względami społecznymi (tragedie i żałoby narodowe, istotne zmiany polityczne).
Co zrobić, gdy zaplanowany event nie może dojść do skutku?
Spełnia się najczarniejszy z możliwych scenariuszy – event nie może się odbyć, wydarzenie trzeba odwołać. Jak to zrobić w profesjonalny i klarowny sposób, aby nie zniechęcić uczestników do organizatorów i nie zawieść ich zaufania?
#1 Jak najszybciej poinformuj uczestników
Pierwszym krokiem jest jak najszybsze poinformowanie zainteresowanych, że event nie może się odbyć. Można to zrobić na różne sposoby (najlepiej skorzystać z kilku z nich), na przykład za pomocą poczty elektronicznej, wiadomości SMS, telefonicznie, przez media społecznościowe. W komunikacie trzeba podać przyczynę odwołania imprezy oraz zamieścić informacje dotyczące alternatywnego terminu lub sposobu zwrotu kosztów.
#2 Przemyśl dalszą strategię
Następnie należy zastanowić się nad dalszą strategią. Może zamiast całkowitego odwołania eventu możliwe jest jego przeniesienie na inny termin? Albo zorganizowanie wydarzenia w innej formie, na przykład online przez streaming imprez i eventów?
#3 Zadbaj o zwrot kosztów
Zarówno w przypadku odwołania imprezy, jak i przełożenia jej na inny czas, należy przygotować procedurę zwrotu kosztów dla uczestników (tych, którzy zakupili bilety, opłacili rezerwacje itp). W przypadku zmiany terminu trzeba liczyć się z tym, że część zainteresowanych nie będzie mogła wziąć udziału w wydarzeniu.
#4 Zaktualizuj stronę internetową eventu
Wiele eventów, szczególnie tych na wysokim szczeblu, posiada własną stronę internetową dedykowaną wydarzeniu. Wiadomość o odwołaniu imprezy należy umieścić również tam, razem z podaniem powodu oraz informacją o dalszych krokach.
#5 Skontaktuj się z usługodawcami i partnerami
Jeśli wydarzenie było organizowane we współpracy z partnerami i innymi usługodawcami (catering, sponsorzy, prelegenci, konferansjerzy, firmy eventowe) należy ich również poinformować o odwołaniu eventu i przyczynach tej decyzji. Wspólnie można ustalić dalsze kroki i przeanalizować wszelkie możliwe opcje.
Czy można uniknąć odwołania eventu?
Epidemia koronawirusa z 2020 roku pokazała, że niektórych wydarzeń nie sposób przewidzieć i nie sposób im zapobiec. W takich sytuacjach odwołanie eventu jest nieuniknione. Czasem jednak problemy organizacyjne są spowodowane przez błędy ludzkie – nieprawidłowe przeliczenie budżetu, niedopatrzenia, niewłaściwa promocja imprezy, zaniedbanie ważnych kwestii przygotowawczych. Wymaga to dokładnej analizy i wyciągnięcia wniosków. Kluczowymi zasadami podczas odwoływania eventów są szybkość i przejrzystość komunikacji oraz empatia. Warto również znać treść zawartych umów (z usługodawcami, personelem), a także mieć przygotowany wcześniej plan awaryjny.
Przeczytaj także: