Organizacja wydarzeń, które zaangażują uczestników i zapadną im w pamięci, stała się prawdziwym wyzwaniem. Wzrost oczekiwań, rozwój nowych technologii i chęć wyróżnienia się na tle konkurencji skłaniają organizatorów i agencje eventowe do poszukiwania innowacyjnych, efektownych rozwiązań. To już nie tylko statyczne scenografie czy proste pokazy laserowe. Dzisiaj w grę wchodzą zaawansowane technologie, takie jak mapping 3D, hologramy, pokazy dronów czy wirtualna rzeczywistość, które tworzą immersyjne środowiska i pozwalają uczestnikom przeżyć wydarzenie na zupełnie nowym poziomie. Dzięki nim marki mogą opowiadać swoje historie w niezwykle sugestywny sposób, a goście eventów stają się częścią spektaklu.
- Webinary i wszelkie eventy online cieszą się obecnie dużą popularnością. Pozwalają na uczestnictwo w wydarzeniu z niemal każdego zakątka świata.
- Aby zaplanować udany webinar, należy określić cele i grupę docelową, wybrać odpowiednią platformę, przygotować materiały, zapewnić działania promocyjne oraz zadbać o zaangażowanie uczestników w trakcie i po spotkaniu.
- Największą trudnością podczas przygotowywania webinarów mogą okazać się kwestie techniczne (dobrej jakości sprzęt, jakość nagrania). Najlepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie profesjonalnej firmy eventowej.
Spis treści:
- Czym jest webinar?
- Jak zaplanować efektywny webinar?
- Co może stwarzać największe problemy podczas webinaru?
- Dlaczego obecnie warto organizować eventy online?
Czym jest webinar?
Webinar (zwany również webinarium), czyli seminarium internetowe, jest formą spotkania online. Podczas niego prowadzący prezentuje materiały (na przykład prezentację multimedialną), a uczestnicy mogą prowadzić dyskusję i interaktywnie zadawać pytania. To doskonały sposób na przekazanie wiedzy, przeprowadzenie szkolenia lub zaprezentowanie produktów czy usług. Dzięki połączeniu internetowemu uczestnictwo w webinarze jest możliwe z niemal każdego zakątka świata (wymogiem jest dostęp do sieci).
Jak zaplanować efektywny webinar?
Do zaplanowania efektywnego, skutecznego webinaru niezbędne będzie określenie celów kursu, tematyki i grupy docelowej. Następnie należy zadbać o zaplecze techniczne – wybór sprzętu i odpowiedniej platformy. Ważne jest także przygotowanie atrakcyjnych materiałów, zadbanie o promocję eventu i zaangażowanie uczestników.
Określenie celów i grupy docelowej
Pierwszym krokiem udanych webinarów jest odpowiedź na pytanie, jakie cele chcemy osiągnąć poprzez ten event. Zależy nam na edukacji, wypromowaniu produktu lub usługi, czy może zbudowaniu świadomości marki? Warto również określić, do kogo chcemy dotrzeć ze swoim webinarem (grupa docelowa): do potencjalnych klientów, specjalistów z wybranej branży, czy może osób zainteresowanych konkretną tematyką?
Wybór odpowiedniej platformy
Bardzo ważne w webinarach są wybór odpowiedniej platformy oraz profesjonalna obsługa techniczna. Jeśli sami nie czujemy się ekspertami w tym temacie, a zależy nam na najlepszych rezultatach, warto skorzystać z usług specjalistycznej firmy eventowej. Dzięki temu nie musimy martwić się o sprzęt, kamery, jakość nagrania i transmisji, połączenie internetowe, a po webinarze otrzymujemy statystyki i analizę wydarzenia.
Przygotowanie materiałów i prezentacji multimedialnej
Nic nie zastąpi przygotowania merytorycznego do eventu oraz zgromadzenia potrzebnych materiałów. Ważny jest wybór sposobu prezentacji treści (multimedia, slajdy, video, prezentacja) oraz dodatki (na przykład e-booki, nagrania, transkrypcje).
Działania promocyjne webinaru
Aby webinar cieszył się jak największą oglądalnością, warto odpowiednio go wypromować. Warto zadbać o to, aby tytuł i opis eventu był atrakcyjny i zachęcający. Doskonałymi kanałami promocyjnymi są social media, a także marketing mailowy czy kampanie płatne.
Zaangażowanie uczestników w wydarzenie
Dobry, efektywny webinar to taki event, w który uczestnicy są żywo zaangażowani. Warto więc zadbać o stały kontakt z oglądającymi, poprzez na przykład zachęty do dyskusji i dzieleniem się swoimi doświadczeniami, ankiety, popularne Q&A. Świetnym sposobem na wzrost zaangażowania jest również nagrodzenie najbardziej aktywnych uczestników.
Działania po webinarze
Sam webinar to nie wszystko – duże znaczenie mają również działania po jego zakończeniu. Dobrze jest podzielić się najważniejszymi wnioskami ze spotkania (na przykład w mediach społecznościowych), a nagrania i materiały dodatkowe udostępnić do odsłuchania na określony czas (na przykład 24 lub 48 godzin).
Co może stwarzać największe problemy podczas webinaru?
Z pewnością największe problemy podczas prowadzenia webinarów może stwarzać obsługa techniczna. Zakłócenia transmisji, problem z kamerami czy głosem to czynniki, które zniechęcają uczestników do oglądania. Dlatego najważniejszą kwestią dla powodzenia eventu jest wyposażenie się w odpowiednie urządzenia (kupno lub wynajem sprzętu) i zadbanie o zaplecze techniczne. Warto zatrudnić do tego profesjonalną firmę eventową.
Dlaczego obecnie warto organizować eventy online?
Nie bez powodu spotkania online i eventy hybrydowe cieszą się obecnie tak dużą popularnością. Dzięki nim możliwe jest uczestnictwo w danej imprezie z niemal każdego miejsca na świecie. To dlatego oprócz wydarzeń stacjonarnych coraz częściej inwestuje się w streaming konferencji, streaming imprez i eventów, streaming wydarzeń sportowych czy streaming koncertów, wydarzeń muzycznych i artystycznych.
Przeczytaj także: