BLOG

Jak przygotować zaproszenia na event firmowy? Kilka prostych kroków

Niektórzy są zdania, że zorganizowanie dobrego eventu jest piekielnie trudne, jednak doświadczenie mówi nam, że jeszcze trudniejsze jest przygotowanie zaproszenia. Poinformowanie gości o wydarzeniu i jednoczesne zaznaczenie naszych oczekiwań to prawdziwa sztuka. Nie dajmy się jednak obawom i przekonajmy się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Zapraszamy do czytania!

Zaproszenia na event firmowy

Z poradnika dowiesz się:

Jak zaprosić gości na event firmowy?

Event zbliża się wielkimi krokami, jednak nie mamy jeszcze zaproszeń? Najpierw warto zastanowić się nad jego formą. Wysłanie informacji mailem wydaje się oklepane, ponadto nie mamy pewności, że wszyscy goście je przeczytają. Bardziej wiarygodnym medium jest koperta z klasycznym papierowym zaproszeniem, które możemy wysłać na wskazany adres, a nawet doręczyć osobiście, jeśli tylko mamy ku temu sposobność. Co więcej, takie oficjalne zaproszenie na imprezę firmową, galę, koncert lub targi nadaje imprezie specjalnego znaczenia w oczach gościa.

Jakie informacje powinny znaleźć się na zaproszeniu na event firmowy?

Informacje na zaproszeniu powinny zawierać w sobie wszystko, co powinien wiedzieć o evencie firmowym jego uczestnik. Zawrzyjmy na kartce nie tylko godzinę i termin spotkania, ale też lokalizację parkingu, obecność lub brak szatni, a także najszybszy dojazd komunikacją miejską.

 

Zdaniem eksperta

Wielu osobom będzie łatwiej dotrzeć na miejsce, jeśli pozna nazwy najbliższych przystanków. Nie zapominajmy także o dress code. Jest to ważna informacja, jeśli zależy nam, aby uczestnicy ubrali się w odpowiedni sposób. Warto tutaj zaznaczyć, że określenie „swobodny” lub „casual” nie zawsze wyczerpują sprawę. Zaznaczmy, że chodzi nam o jeansy i t-shirt lub koszulę – mówi Szymon Mosiołek z TwójEvent

 

Jaki wzór zaproszenia na event firmowy wybrać?

Zaawansowanie technologiczne pozwala nam na szaleństwo z zaproszeniami. Możemy przygotować wydruk na specjalnym papierze, wykorzystać atrament fluorescencyjny, który będzie widoczny dopiero pod światłem UV lub zrobić nietypową kartkę 3D. Warto także spojrzeć na imprezę z nieco innej perspektywy i spróbować dopasować do niej zaproszenie. Kartka może stać się integralną częścią zaplanowanej gry ulicznej, jeśli do koperty dodamy akcesorium lub mały gadżet. Na przykład klucz, który będzie otwierał pierwszą z zagadek.

Czy warto postawić na niestandardowe zaproszenie?

Jeśli event firmowy jest jednocześnie małym świętem z okazji rocznicy lub zakończenia długiego projektu, to warto w zaproszeniu nawiązać do sytuacji. Modne ostatnio stały się gift boxy, które oprócz karteczki z informacjami zawierają upominek. Prezent może nawiązywać też do imprezy tematycznie, podobnie jak w przypadku wspomnianych gier i kluczy. Takie niestandardowe zaproszenia na pewno na długo pozostaną w pamięci gości, ponadto ci poczują się wyróżnieni i chętniej wyrażą zgodę na spotkanie.

Nie wiesz, jak może wyglądać zaproszenie z upominkiem? Zobacz nasze propozycje: 3 pomysły na eventowy gift bag dla gości.

Gdzie udać się po pomoc w projektowaniu zaproszeń na event firmowy?

Przygotowujemy pokaz barmański lub Live Act z DJem, jednak nie jesteśmy pewni, jak powinno wyglądać odpowiednie zaproszenie? Firmy zajmujące się obsługą techniczną imprez z pewnością doradzą nam w tym zakresie. Pamiętajmy również, że zaproszenia na event firmowy to nieodłączna część organizacji, dlatego w sieci znajdziemy wiele gotowych szablonów, na których można się wzorować. Profesjonaliści podpowiedzą nam, które z nich będą dla nas odpowiednie.

Event firmowy z osobą towarzyszącą czy bez?

Planujemy event firmowy, na który zapraszamy nie tylko pracowników i klientów, ale również ich partnerów? W takim razie wspomnijmy o tym w zaproszeniu. Przyjęło się, że brak takiej informacji oznacza, iż zapraszamy jedynie osobę, do której skierowane jest zaproszenie. Szczególnie ważne jest to przy wszelkiego typu piknikach rodzinnych, gdzie mile widziani są nie tylko partnerzy pracowników, ale również ich pociechy.

Jak przygotować zaproszenia na event firmowy – podsumowanie

Nigdy nie bagatelizujmy zaproszenia na event firmowy. W wielu kręgach jest to nie tyle mile widziane, ile konieczne. Ponadto w wielu przypadkach zaproszenia mogą pełnić więcej ról. Od szyfru do gry terenowej i oryginalnego prezentu. Wykorzystajmy moc, jaką może nieść ze sobą kawałek papieru i postarajmy się o zaproszenie, które na długo pozostanie w pamięci uczestników imprezy.

 

Pomożemy w organizacji eventu firmowego i doradzimy w sprawie zaproszeń!
Skontaktuj się z nami!
501 044 852